Privacybeleid

PRIVACY-BELEID INZAKE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER

WERKERS in uitzenden bv, WERKERS Agro Bedrijfshulp vzw, en WERKERS in aanneming bv (hierna WERKERS genoemd) hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer. Dit privacy beleid heeft tot doel om u te informeren over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die u via onze dienstverlening en deze website aan ons verstrekt, en om uitleg te geven over de maatregelen die we treffen om uw privacy te waarborgen.

Wanneer u de websites www.werkers.be, aanneming.werkers.be, uitzenden.werkers.be, bedrijfshulp.werkers.be en al zijn deelpagina’s bezoekt voor algemene informatie over onze diensten en producten, worden er geen persoonsgegevens van u verwerkt. Pas bij specifieke diensten of producten, waarvoor registratie vereist is, kunnen wij om bepaalde persoonsgegevens vragen, zoals uw voornaam, familienaam, e-mailadres, geslacht, straatnaam, straatnummer, postcode, postadres, geboortedatum, beroep, telefoonnummer…. Dit kan gaan om o.m. algemene informatieaanvragen, deelname aan wedstrijden, registratie voor de nieuwsbrief, registratie als klant, kandidaat, werknemer of vennoot, sollicitaties op onze vacatures, enz.

Meer informatie over het cookie-beleid kan u verder in deze privacy statement terugvinden.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

WERKERS verzamelt en/of verwerkt geen gevoelige gegevens zonder uw expliciete toestemming. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor de doeleinden uiteengezet verder in dit privacy-beleid en volgens de wettelijke verplichtingen, zoals verder uiteengezet.

Uw gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel of partners met wie wij een overeenkomst hebben. Wij gebruiken uw gegevens om contact met u op te nemen, producten of diensten te leveren, u te informeren en voor direct marketingdoeleinden.

Dit privacy-beleid omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

U garandeert dat de verstrekte gegevens aan ons toebehoren of dat u toestemming geeft om ze te gebruiken.

Wij kunnen u de toegang tot onze websites of delen daarvan ontzeggen, tijdelijk of definitief, wanneer u gebruik maakt van valse gegevens of van gegevens van derden zonder hun toestemming.

WAT ZIJN PERSOONSGEVENS?

“Persoonsgegevens” kunnen als volgt worden gedefinieerd volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een persoon is identificeerbaar wanneer deze direct of indirect kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator, of één of meer kenmerken die typerend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die persoon.

Wanneer dit privacy-beleid naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens omvatten gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, evenals genetische gegevens, biometrische gegevens voor unieke identificatie, gezondheidsgegevens, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

WIE VERWERKT UW GEGEVENS?

WERKERS, gevestigd aan Diestsevest 40, 3000 Leuven, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij verzekeren u dat we de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming naleven sinds de inwerkingtreding ervan.

Wenst u geen (marketing)informatie (meer) te ontvangen? Laat het ons weten! U kunt eenvoudig een verzoek indienen door contact met ons op te nemen via ons adres of door een e-mail te sturen naar info@WERKERS.be. Wij zullen dit beleid regelmatig bijwerken in overeenstemming met veranderingen in onze diensten of de privacywetgeving.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS: DOEL, RECHTSGROND EN VERANTWOORDELIJKHEID

Als onderdeel van onze dienstverlening verzamelen en verwerken wij diverse persoonsgegevens. Deze gegevens zijn essentieel voor het leveren van onze diverse services en worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met geldende wetgeving.

1. Kandidaten – uitzendkrachten – werknemers – zelfstandige vennoten

Uw persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor onze HR-dienstverlening, waaronder diensten in verband met uitzendarbeid, rekrutering, projectsourcing, search & selection en training. Daarnaast worden sommige gegevens verplicht verzameld voor onze loonadministratie, met als rechtsgrond het uitvoeren van een correcte (arbeids)overeenkomst.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Identificatiegegevens: uw naam, voornaam, adres, contactgegevens en rijksregisternummer;
Persoonlijke informatie: naam, nationaliteit (verplicht volgens de wetgeving inzake de tewerkstelling van buitenlandse werkkrachten, om te garanderen dat u toestemming hebt om in België te werken), geboortedatum en -plaats en contactgegevens, zoals woonplaats en/of verblijfsadres, telefoonnummer en e-mailadres.
Identificatiemiddelen uitgegeven door de overheid: We kunnen, naargelang de wettelijke verplichtingen, identificatiemiddelen uitgegeven door de overheid verzamelen, inclusief (maar niet beperkt tot) uw nationaal identificatienummer, INSZ-nummer en RSZ-nummer.
Documenten uitgegeven door de overheid: Identiteitsbewijs, arbeidsvergunning en verblijfsvergunning (controle verplicht volgens de wet inzake tewerkstelling van buitenlandse werkkrachten om er zeker van te zijn dat u toestemming hebt om in België te werken).
Gezinsinformatie: gezinssamenstelling, informatie over het aantal kinderen ten laste en burgerlijke staat. Deze zijn noodzakelijk voor fiscale en sociale doeleinden.
Financiële gegevens: bankrekeningnummer, loon en loonfiches, uitkeringen.
Sollicitatiegegevens: curriculum vitae, loopbaan, anciënniteit, motivatiebrieven, competenties en vaardigheden, attesten, gevolgde trainingen en opleidingen, referenties (mits uw toestemming) en notities die tijdens het sollicitatiegesprek zijn gemaakt. Deze worden verwerkt met als doel het sollicitatietraject te doorlopen, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.
Evaluatiegegevens: evaluatieformulieren. Deze worden verwerkt met als doel het arbeidstraject te doorlopen, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.
Noodcontactgegevens: de naam van een contactpersoon in geval van nood. Deze worden verzameld om in geval van nood een familielid of naaste te kunnen contacteren, met als rechtsgrond de bescherming van de vitale belangen van de werknemer en mits eigen toestemming.
Gezondheidsgegevens: medische keuringsattesten. We verwerken geen gezondheidsgegevens, tenzij vereist door de wetgeving inzake welzijn op het werk (zoals medische keuringsattesten) en voor de aangifte en het beheer van arbeidsongevallen. Indien u vrijwillig gezondheidsgegevens doorgeeft, worden deze enkel verwerkt op uw uitdrukkelijke verzoek en indien relevant voor uw zoektocht naar werk.
Multimedia: foto’s en video’s, indien relevant. Deze worden verzameld en verwerkt voor interne en/of externe communicatie, met als rechtsgrond uw voorafgaande toestemming.
Aanvullende informatie: elke andere informatie die u met ons deelt en wij of u noodzakelijk achten voor uw tewerkstelling.
Bezoekersinformatie: Wanneer u onze gebouwen betreedt, kunnen we om veiligheidsredenen uw naam, contactgegevens, nummerplaat, ID enz. bijhouden. Wanneer we de wettelijke toestemming hebben om dat te doen, kunnen we u om gezondheids- en veiligheidsredenen ook vragen om informatie over uw gezondheid te verstrekken (inclusief informatie over virale infecties, de griep, enz.).

Iedere persoon is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de verstrekte gegevens. Eventuele wijzigingen in de persoonsgegevens worden bij voorkeur zo snel mogelijk aan ons doorgegeven.

2. Zakelijke relaties: bedrijven, klanten, opdrachtgevers, prospects, leveranciers of potentiële nieuwe contacten

Wij vragen bepaalde informatie van u om onze dienstverlening adequaat uit te kunnen voeren. Deze informatie, die ons in staat stelt om u te identificeren, wordt persoonsgegevens genoemd.

Identificatiegegevens: uw naam, voornaam, functietitel en andere contactgegevens (inclusief e-mailadres, vaste nummer en gsm-nummer), aanspreektitel, digitale handtekening en talenkennis.
Professionele informatie: We kunnen persoonsgegevens over uw werk verwerken, inclusief (maar niet beperkt tot) uw functie, locatie en afdeling. Professioneel adres en contactgegevens zoals telefoon- of gsm-nummer, faxnummer en/of e-mailadres. Voor zelfstandigen met een zaak aan huis kunnen deze gegevens overeenkomen met privéadres en/of -gegevens.
Financiële gegevens: Voor facturatie en betalingen hebben we uw professioneel bankrekeningnummer nodig.
Foto’s en videomateriaal: Wanneer we deelnemen aan evenementen, vergaderingen, conferenties enz., kunnen we foto’s of video’s van u verwerken.
Enquêteresultaten: We kunnen u antwoorden op vragen in enquêtes verwerken.
Informatie die u kiest om met ons te delen: We kunnen bijkomende informatie verwerken als u ervoor kiest om die met ons te delen (bijv. de gegevens op uw visitekaartje of wanneer we contact met u opnemen als referentie voor ons talent).
Bezoekersinformatie: Wanneer u onze gebouwen betreedt, kunnen we om veiligheidsredenen uw naam, contactgegevens, nummerplaat, ID enz. bijhouden. Wanneer we de wettelijke toestemming hebben om dat te doen, kunnen we u om gezondheids- en veiligheidsredenen ook vragen om informatie over uw gezondheid te verstrekken (inclusief informatie over virale infecties, de griep, enz.).

Daarnaast verwerken wij ook publieke en indirect verzamelde gegevens, zoals:

Informatie over handelssancties die betrekking hebben op u: We zouden kunnen nagaan of u een politiek prominente persoon of een SDN (Specially Designated National) bent, of op een andere manier onderworpen bent aan sancties opgelegd door de geldende wet- of regelgeving.
Gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals benoemingen als bestuurder van een vennootschap.
Informatie die u zelf publiekelijk hebt gemaakt, zoals op uw website.
Algemeen bekende informatie in uw regio of informatie die in de pers is verschenen, inclusief gegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen en Graydon.

Deze gegevens worden administratief en boekhoudkundig verwerkt en zijn nodig om onze diensten en de contractuele relatie die u met ons sluit op een correcte manier uit te voeren. Ze stellen ons in staat om onze dienstverlening aan te bieden, zoals:

Uitzending van werknemers
Aanbieden van personeel voor projecten
Juridisch advies
Uitnodigingen en informatie over opleidingen, klantenactiviteiten, enquêtes, enz.
Bedrijfsontwikkeling (inclusief direct marketing en aanbiedingen): Afhankelijk van de omstandigheden kan dit gebaseerd zijn op uw toestemming of op ons gerechtvaardigde belang om goede relaties met onze huidige of toekomstige klanten en leveranciers te onderhouden. U kunt er altijd voor kiezen om geen direct marketing of aanbiedingen meer van ons te ontvangen.

3. Verwerking van aanvullende informatie

Indien u telefonisch contact met ons opneemt, kunnen onze medewerkers uw naam en telefoonnummer noteren voor een contactoverzicht.
Aanvullende gegevens zoals taal, werkafdeling, interesses, relaties, foto’s en/of video’s zijn niet altijd verplicht maar kunnen nuttig zijn voor het optimaliseren van onze dienstverlening en commerciële acties op basis van uw behoeften.
Als u ervoor kiest om dergelijke persoonlijke gegevens met ons te delen, kunnen wij deze verwerken in onze database. Wij verzoeken u vriendelijk om eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens onmiddellijk aan ons door te geven.

DUUR VAN DE GEGEVENSVERWERKING

Uw persoonsgegevens worden bewaard in overeenstemming met specifieke wettelijke en juridische bewaar- en verjaringstermijnen. Deze termijnen kunnen langer zijn dan de volgende genoemde periodes.

Kandidaten – sollicitanten: Uw persoonsgegevens worden gedurende 2 jaar bewaard vanaf de datum van uw eerste inschrijving. Na deze periode van 2 jaar nemen we opnieuw contact met u op om uw toestemming te verifiëren indien u wenst dat uw gegevens langer in onze database blijven.
Uitzendkrachten en werknemers: Voor personen die daadwerkelijk voor ons hebben gewerkt, worden de persoonsgegevens gedurende 5 jaar bewaard na het aflopen van het laatste contract. Na deze periode van 5 jaar verifiëren we opnieuw uw toestemming indien u wenst dat uw gegevens langer bewaard blijven.
Prospecten: maximaal 3 jaar na het laatste contact.
Klanten en opdrachtgevers met een samenwerkingsovereenkomst: maximaal 10 jaar na het einde van de samenwerking, overeenkomend met de verjaringstermijn voor commerciële vorderingen.
Zelfstandige vennoten: 1 jaar na stopzetting van de aansluiting.

WELKE RECHTEN KUNT U UITOEFENEN OM DE BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS TE GARANDEREN?

1. Recht op toegang en inzage

U hebt te allen tijde kosteloos het recht om uw persoonsgegevens in te zien, evenals het gebruik dat wij ervan maken, in overeenstemming met de geldende sectorbepalingen.

Indien u wenst te bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, kunt u uw recht op inzage uitoefenen. WERKERS zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. We bevestigen tevens dat er geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden, zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, of gegevens betreffende seksuele geaardheid.

2. Recht op correctie, verwijdering en beperking

U heeft de vrijheid om al dan niet uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Bovendien kunt u te allen tijde verzoeken om correctie, aanvulling of verwijdering van uw persoonsgegevens. We wijzen er echter op dat sommige gegevens noodzakelijk kunnen zijn voor onze payrolladministratie en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Correctie van uw gegevens: Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, enz.), kunt u dit altijd laten corrigeren of aanvullen.
Verwijdering van uw gegevens: Als u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, dat wil zeggen, zonder een geldig doel, dan kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
Beperking van de verwerking van uw gegevens: Als uw gegevens onjuist zijn en u heeft verzocht om correctie, of als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, dan kunt u verzoeken om de verwerking ervan te beperken. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. We zullen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar zullen geen verdere verwerkingen uitvoeren zonder uw toestemming, behalve in het kader van een gerechtelijke procedure, ter bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen, of om gewichtige redenen van algemeen belang.

3. Recht van verzet

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Dit recht van verzet geldt met name wanneer u meent dat uw persoonsgegevens worden verwerkt op een manier die inbreuk maakt op uw rechten en vrijheden. Wij zullen uw bezwaar serieus nemen en de verwerking van uw persoonsgegevens stopzetten, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of indien de verwerking dient voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

4. Recht op gegevensoverdracht

U heeft het recht om een kopie te verkrijgen van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt, in een gestructureerd, gangbaar en digitaal formaat, zoals voorgeschreven door de geldende sectorbepalingen. Indien gewenst, kunt u ook verzoeken om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere verantwoordelijke partij of aan uzelf. Houd er echter rekening mee dat dit recht onderhevig is aan bepaalde beperkingen zoals vastgesteld in de Verordening, en dat deze beperkingen geval per geval moeten worden beoordeeld.

5. Recht op intrekking van toestemming

Als de verwerking van uw gegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming in te trekken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen via het bovenstaande contactadres en duidelijk aan te geven welk recht u wilt uitoefenen.

6. Automatische besluitvorming en profiling

We maken geen gebruik van volledig geautomatiseerde processen zonder menselijke tussenkomst bij de verwerking van uw persoonsgegevens, inclusief profiling en geautomatiseerde besluitvorming. Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n proces, dan kunt u bezwaar maken tegen deze wijze van verwerking, met inachtneming van eventuele uitzonderingen die per geval moeten worden beoordeeld.

7. Uitoefening van uw rechten

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met onze personeelsadministratie:

WERKERS in Uitzenden bv
Diestsevest 40
3000 Leuven
Telefoon: +32 (0)16 28 64 64
E-mail: info@WERKERS.be

8. Klachten

Als u een klacht wilt indienen, kunt u contact opnemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende adres:

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: commission@privacycommission.be

U behoudt te allen tijde het recht om een vordering tot schadevergoeding in te stellen bij een burgerlijke rechtbank. Bovendien wijzen we u erop dat u altijd een klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat wij uw rechten zoals hierboven vermeld niet naleven.

DOORGIFTE AAN DERDEN

Wij delen bepaalde persoonsgegevens die wij van u verwerken met derden, zoals hieronder beschreven:

Payrollinformatie: Uw payrollinformatie wordt enerzijds doorgegeven aan ons sociaal secretariaat PARTENA of ACERTA voor de uitvoering van onze loonadministratie, en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen.
Maaltijd-, eco-, cadeau- en/of consumptiecheques: Voor het toekennen van maaltijdcheques, ecocheques, consumptiecheques en/of cadeaucheques worden gegevens doorgegeven aan de provider EDENRED.
Kinderbijslag: Gegevens worden doorgegeven aan uw Kinderbijslagfonds voor de verwerking van kinderbijslag.
Medische Diensten: Mediwe en IDEWE, de medische dienst, die medische controles uitvoert door een arbeidsgeneesheer in opdracht van ons, verzamelt bepaalde gezondheidsgegevens indien werken in bepaalde sectoren een gezondheidsbeoordeling vereist.
BrightStaffing en Carerix: WERKERS in uitzenden bv bewaart en verwerkt al uw gegevens in BrightStaffing en Carerix, twee operationele systemen die worden gebruikt door onze organisatie. BrightStaffing en Carerix dienen als platform voor gegevensbeheer en -verwerking.
Visma Bouwsoft en Adfinity: WERKERS in aanneming bv en WERKERS Agro Bedrijfshulp bv verwerken en bewaren uw gegevens in Visma Bouwsoft en Adfinity. Deze operationele systemen worden tevens gebruikt voor de facturatie en het uitvoeren van betalingen.
Uw naam, voornaam en relevante gegevens worden ook doorgegeven aan onze klanten-gebruikers-opdrachtgevers indien u daar uw arbeidsprestaties zult aanvatten.
Accountants & consultants van SBB in het kader van fiscale ondersteuning.
BDO, die belast is met het uitvoeren van audits.
Financiële instellingen, zoals KBC Bank en Verzekering, KBC Autolease en Axus nv/ ALD Automotive, indien van toepassing.
PI-m, Preventie en Interim optredend als externe preventiedienst, belast met het uitvoeren van medische onderzoeken door arbeidsgeneesheer, veiligheidscontroles, enz.
Unified Post, voor het verzenden van elektronische arbeidsovereenkomsten, loonstaten en persoonlijke documenten.
Advocaat van de juridische dienst: ingeval van wanbetaling of achterstallige betalingen.
G4S Security Monitoring, die garant staan voor de veiligheid van iedere aanwezige op de kantoren.
Uw dossier kan worden overgedragen aan het auditkantoor voor het uitvoeren van audits in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

Met alle partijen is een verwerkersovereenkomst afgesloten, conform de GDPR-wetgeving. Wij sluiten verwerkingsovereenkomsten af met derden die als verwerkers optreden om uw persoonsgegevens op passende wijze te beveiligen.

WERKERS verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de eerder vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Uw persoonsgegevens worden niet verkocht, verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld aan derden, tenzij zoals hierboven beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam) doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.

In zeldzame gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens openbaar maken ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving.

VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID

Wij hebben uitgebreide veiligheidsmaatregelen ontwikkeld, zowel op technisch als organisatorisch gebied, om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die we verzamelen beschermd zijn tegen vernietiging, verlies, vervalsing, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking aan derden en andere vormen van ongeautoriseerde verwerking.

Technische Maatregelen:

Gebruik van geavanceerde virusscans en firewalls.
Regelmatige wijziging van wachtwoorden.
Geen gebruik van onbeveiligde harde schijven.
Versleuteling van e-mails voor extra beveiliging.
Strikte toegangscontrole tot gegevens.
Gegevens worden versleuteld opgeslagen.
Geen gebruik van onbeveiligde back-ups.
Gebruik van beveiligde harde schijven tijdens werkzaamheden.

Organisatorische Maatregelen:

Beperkte toegang voor specifieke personen.
Gedetailleerde procedures voor incidentenbeheer.
Beleid voor werknemers en medewerkers met betrekking tot gegevensbeveiliging.
Opleidingen voor werknemers en medewerkers om bewustzijn over beveiligingskwesties te vergroten.

Deze maatregelen zijn bedoeld om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.