Administratief bediende
De functie bestaat voornamelijk uit administratief ondersteunende taken waarbij dagelijks contact met collega's en klanten en een precieze manier van werken centraal staan. Volgende taken vallen onder de functie, zonder limitatief te willen zijn :
Onderhouden van een duidelijk en helder systeem voor administratief beheer, aangepast aan de werking van onze klant.
Voorbereiden van plaatsbezoeken.
Uitschrijven van offertes en helpen bij het opstellen van bestekken.
Opvolgen van offertes.
Kapvergunningen aanvragen ter ondersteuning van de projectleiders.
Aanvragen van parkeerverbod en signalisatie ter ondersteuning van de projectleiders.
Prestatieformulieren van boomverzorgers opvolgen, controleren op correctheid, vergelijken met offertes, hiaten opvragen bij de correcte partijen, en het correct opstellen van facturen.
Opening en sortering van alle briefwisseling en leveringen, uitgezonderd personeel gerelateerde zaken.
Actieve opvolging van de voorraad administratief materiaal en opvolging van de voorraad boomverzorgers materialen. Na overleg plaatsen van bestellingen.
Op een klantvriendelijke manier de klantencontacten afwerken, zowel telefonisch als schriftelijk.
Het beheren van de klantengegevens: data up to date houden, verschillende adresboeken beheren.
Het ondersteunen van de bedrijfsleider met het opstellen van alle vormen van schriftelijke communicatie.
Na een inwerkperiode kunnen er, afhankelijk van de progressie, volgende taken aan het takenpakket worden toegevoegd:
Ondersteunen van de operationele planning.
Communiceren van de operationele planning met alle stakehouders.
Opleiding en ervaring:
Minimum diploma secundair onderwijs in een administratieve richting.
Een eerste werkervaring binnen een brede administratie.
Competenties:
Zelfstandig starter en werker.
Klantvriendelijk en klantgericht.
Communicatief sterk, zowel verbaal als schriftelijk.
Assertief
Vlotte schakeling tussen alle aspecten van een diverse functie. Mentaal flexibel en weerbaar.
Een administratieve duizendpoot, nauwkeurig en ordelijk.
Organisatorisch sterk.
Analytisch en probleemoplossend denken.
Uitstekende kennis van MS Office, zowel Word, Excel, Powerpoint als Outlook.
Uitstekende kennis van het Nederlands. Goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling. Een goede kennis van het Frans is een pluspunt.
Het hecht team van onze klant werkt in een familiale sfeer elke dag opnieuw samen om de gedeelde passie 'boomverzorging' naar een hoger niveau te tillen.
De grote liefde en het respect voor bomen verbindt onze klant op de werkvloer maar ook daarbuiten.
De zorg voor hun klanten, bomen, natuur en het milieu staat centraal.
Onze klant is een pioniersbedrijf. Door de jarenlange ervaring zijn ze uitgegroeid tot een belangrijk kenniscentrum op het vlak van boomverzorging. Ze zetten nog steeds actief in op innovatie en opleiding. Werken bij onze klant kan enkels als je stevige wortels hebt.
Je komt terecht in een hecht team en je zal werken in een familiale sfeer.
Onze klant kijkt naar jouw talenten en zet deze maximaal in.
Je wordt verloond op basis van je hoogst behaalde diploma en je ervaring.
Je werkt op kantoor in hun vestiging in Schilde.
Je werkt 40 uur per week met 12 ADV-dagen.
